Как организовать AGM

Ежегодное общее собрание (AGM) сочетает в себе деловую встречу, ежегодное планирование работы и возможность лично встретиться с другими участниками нашей международной команды.

Этот документ — руководство, рассчитанное на проведение собрания лично. Если возникнут обстоятельства, которые этому помешают, допустимо провести его онлайн, как это было сделано в 2021 и 2022 годах во время пандемии COVID-19.

• Роли
• График подготовки
  • За два месяца
  • За четыре недели
  • За три недели
  • За две недели
  • За 10 дней
  • За одну неделю
  • Накануне
  • В день мероприятия
• Предварительное планирование
  • Поиск места для собрания
  • Кто может получить помощь с поездкой на AGM
  • Диетические требования

Роли

Ожидаемые участники:

Назначенные сопровождающие отвечают за планирование и проведение мероприятия:

Один человек может выполнять несколько ролей, но не должен отвечать за все роли.

График подготовки

Согласно сложившейся практике и планам на будущее, AGM проводится одновременно с FOSDEM, которая ежегодно проходит в Брюсселе, Бельгия, обычно в субботу и воскресенье пятой календарной недели по ISO-8601. Её можно определить с помощью команды:

ruby -rdate -e "s=ARGV[0].to_i;s.upto(s+4).map{|y|Date.commercial(y,5,6)}.each{|y|puts [y,y+1].join(' - ')}" 2026

AGM следует проводить в пятницу перед FOSDEM или в понедельник после неё.

:information_source: Пересоздайте даты для строк WHEN в следующих заголовках с помощью этой короткой команды:

ruby -rdate -e "YEAR=ARGV[0].to_i;puts ([[49,YEAR-1]]+(1.upto(4).map{|wk|[wk, YEAR]})).map{|wk,yr|Date.commercial(yr,wk).to_s}" 2026

За два месяца

Когда: 49-я неделя YEAR-1 :date: 2025-12-01

• LC: Узнать примерное число сопровождающих, планирующих приехать лично.
• PL: Проверить активность сопровождающих согласно документу Управление Homebrew.
• PL: Открыть предварительный приём заявок на помощь с поездкой.
  • Это нужно прежде всего для того, чтобы сопровождающие могли начать планировать поездку: взять отпуск, запросить у работодателя возмещение расходов, договориться о присмотре за детьми или домашними животными, подать заявление на визу, рассмотрение которого может занять 2–7 недель, и т. д.
• PL: Напомнить тем, кто едет из стран, гражданам которых не нужна виза ЕС (например, США, Великобритании, Австралии и Канады), подать заявку на разрешение на поездку ETIAS (обычно её обрабатывают за несколько минут, но обработка может занять до 30 дней); рекомендуется получить разрешение до покупки авиабилетов.

За четыре недели

Когда: 1-я неделя YEAR :date: 2025-12-29

• PL: Запросить изменения в документе Управление Homebrew в виде PR в репозиторий private.

За три недели

Когда: 2-я неделя YEAR :date: 2026-01-05

• PL: Закрыть предварительный приём заявок на помощь с поездкой.

За две недели

Когда: 3-я неделя YEAR :date: 2025-01-06

• AC: Составить повестку, запросить пункты повестки у PL и LM.
• LC: Уточнить, кто из сопровождающих точно приедет, и узнать их диетические требования.
• PL: Закрыть приём предложений по новым изменениям в документе Governance.

За 10 дней

Когда: 3-я неделя YEAR :date: 2026-01-12

• PL: Рассмотреть все открытые PR по Governance, объединить изменения и открыть PR с изменениями в docs/Homebrew-Governance.md в homebrew/brew.

За одну неделю

Когда: 4-я неделя YEAR :date: 2026-01-19

• PL: Открыть голосование за PL и изменения в Governance.
• AC: Запросить пункты повестки у сопровождающих.
• LC: Забронировать место проведения собрания и столик на ужин.

Накануне

• LC: Уточнить у участников количество мест, необходимое для бронирования ужина
• LC: Передать TC контактные данные ответственного за аудио- и видеотехнику площадки

В день мероприятия

• LC: Подтвердить у площадки количество мест, необходимое для бронирования ужина
• TC: Подключиться к видеоконференции, проверить готовность аудио- и видеооборудования, его расположение и периодически регулировать уровень звука
• AC: Следить за ходом собрания согласно повестке, выделять время на обсуждения с ограничением по времени, останавливать затянувшиеся выступления и следить за тем, чтобы удалённые участники могли высказаться

Предварительное планирование

Поиск места для собрания

Ранее Homebrew проводила AGM в THON Hotel Brussels City Centre и бронировала блок номеров с заездом за день до FOSDEM и выходных AGM, обычно в пятницу, и выездом на следующий день, обычно во вторник, если AGM проводится в понедельник.

Кто может получить помощь с поездкой на AGM

Помощь с поездкой доступна участникам, от которых ожидается личное присутствие на AGM. Тем, чьи работодатели могут полностью или частично покрыть расходы на участие в FOSDEM, следует сначала использовать этот источник финансирования, прежде чем запрашивать средства у Homebrew.

PL, LM и сопровождающие могут рассчитывать на возмещение всех разумных расходов, соответствующих правилам.

См. также Правила возмещения расходов на поездки: там описаны порядок действий и расходы, подлежащие возмещению. Всем участникам, рассчитывающим на возмещение, важно соблюдать правила.

Диетические требования

Собирайте сведения о диетических требованиях участников, присутствующих лично, в одном месте.